كثيرًا ما نسمع أشخاصًا يلقون خطابات رسمية على التلفاز، أو حتى في الحياة الواقعية، حيث تهدف هذه الخطابات إلى إيصال سلسلة من المعلومات لجمهور معين لهدف معين يحدده الشخص الذي يلقي الخطاب، ولا تعتبر مهمة إلقاء الخطابات الرسمية سهلة، فهي تحتاج إلى تحضير، وتدريب حتى يُصبح الشخص قادرًا على إلقاء خطابات رسمية ناجحة.
تعريف الخطاب الرسمي
يُعرف الخطاب الرسمي بأنه خطاب يتم توجيهه لجمهور معين لا يعرفه الشخص المتحدث، حيث يجب أن يُراعي الشخص المتحدث أسلوب الكلام، واللغة، ويجب أن يكون دقيقًا في اختيار المفردات، والجمل، فالخطأ غير مسموح في هذا النوع من الخطابات، وتهدف الخطابات الرسمية إلى نقل معلومات معينة إلى الجمهور المستهدف، وغالبًا ما تكون هذه الخطابات مرتبطة بمكان العمل، أو مجالات الأعمال.
كيفية كتابة خطاب رسمي
إليك أهم الخطوات التي يجب اتباعها لكتابة خطاب رسمي مميز:
- التعرف على الجمهور: يجب على المُلقي للخطاب دراسة كافة المعلومات المتعلقة بالجمهور الذي سيتم توجيه الخطاب إليه مثل اهتمامات هذا الجمهور، وعدده، والمعلومات التي يحتاج إلى معرفتها، وسبب اهتمام الجمهور بالموضوع الذي سيتحدث عنه مُلقي الخطاب.
- دراسة موضوع الخطاب: يجب أن يكون المُلقي على علم تام بكافة تفاصيل موضوع الخطاب الذي سيلقيه، ويجب أن يتماشى هذا الموضوع بكافة تفاصيله مع الهدف من هذا الخطاب، ومع حاجة الجمهور لهذا الموضوع، فيجب التركيز على الموضوع الرئيسي، وعدم الإسهاب، والتطرق إلى مواضيع جانبية تشتت الجمهور، وتُسبب له الشعور بعدم وجود قيمة للخطاب.
- البحث: يجب على الفرد البحث جيدًا عن كافة تفاصيل الموضوع المتعلق بالخطاب؛ ليتجنب تقديم أي معلومات خاطئة حول الموضوع، كما يجب أن يقوم الفرد بتنظيم أفكاره، وكتابتها بطريقة متسلسلة لكي يتسنى للجمهور فهم كافة تفاصيل الموضوع، ويتجنب وقوع الجمهور في فجوات لا داعي لها.
- تجهيز مخطط للخطاب: يجب على الفرد تحديد الهدف الرئيسي من الخطاب، والذي قد يكون للوعظ، أو الإرشاد، أو تقديم معلومات جديدة، أو الإقناع، ومن ثم يجب على الفرد تقسيم الخطاب إلى أجزاء رئيسية مثل المقدمة، وموضوع الخطاب، والخاتمة.
نصائح مهمة عند كتابة خطاب رسمي
إليك أهم النصائح التي يجب اتباعها عند كتابة خطاب رسمي:
- يجب تجنب استخدام الجمل المبنية للمجهول.
- يجب تكرار المعلومات المهمة بين الحين والآخر حتى يتمكن الجمهور من تذكرها.
- يجب طرح أسئلة ذكية بين الحين والآخر على الجمهور للتأكد من تركيزهم على الموضوع، وفهمهم له.
- يجب استخدام الاقتباسات المتنوعة في الخطاب الرسمي لجذب الجمهور نحو هذا الخطاب.
- يجب أن تكون رسالة الخطاب واضحة للجمهور، وخالية من أي فجوات يصعب على الجمهور فهمها.
- يجب أن يكون الكاتب، أو الملقي واثقًا من نفسه جدًا، فالثقة بالنفس تمنح الجمهور انطباعًا عن شخصية الفرد، وتُساعد الجمهور على بناء ثقة مع الكاتب، أو المُلقي، وبالتالي سيقتنعون بكل ما يقوله الكاتب.
